Oferta

 

doc_store  PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI

Przechowywanie dokumentacji obejmuje dokumentację zarówno firm upadłych lub zlikwidowanych, jak też firm istniejących nie posiadających odpowiednich magazynów do jej przechowywania. Przechowujemy dokumentację która została uporządkowana przez naszą firmę. Istnieje możliwość przechowywania dokumentacji nieuporządkowanej, stosujemy wówczas do przechowywanie pudła archiwizacyjne zabezpieczane jednorazowymi niepowtarzalnymi plombami. W tej sytuacji dokumentacja dostarczana jest do właściciela jedynie w całych oplombowanych pojemnikach.

Nasz magazyn przystosowany jest do bezpiecznego przechowywania powierzonej nam dokumentacji.


Magazyn wyposażony jest:

  • w całodobowy monitoring wewnętrzny jak i zewnętrzny z natychmiastowym powiadamianiem telefonicznym oraz systemem GPRS
  • urządzenie alarmowe antywłamaniowe oraz antypożarowe z natychmiastowym powiadamianiem telefonicznym oraz systemem GPRS
  • klimatyzację gwarantującą utrzymanie odpowiednich warunków temperatury
  • pochłaniacze wilgoci gwarantujące utrzymanie jej odpowiedni poziom
  • odpowiednie regały do właściwego przechowywania dokumentacji

Dzięki zastosowaniu w/w urządzeń gwarantujemy

  • przechowywanie dokumentacji w warunkach zgodnych z obowiązującym prawodawstwem
  • zabezpieczenie dokumentacji przed zniszczeniem oraz dostępem do nich  nieuprawnionych osób
  • stałe udostępnianie dokumentacji w formie; papierowej lub elektronicznej (scan), a także wykonywanie kopii lub odpisów w zależności od ustaleń z właścicielem dokumentacji
  • udostępnianie akt do wglądu w siedzibie Archi-Krak dla upoważnionych osób lub dostarczanie dokumentacji we wskazane przez właściciela miejsce
  • stałą kontrolę dokumentów pod względem zachowania odpowiedniego czasu jej przechowywania, wykonywanie wykazów dokumentacji do zniszczenia i po ich akceptacji przez właściciela jej niszczenie zgodnie z opracowaną procedurą, co obniża koszty obsługi dokumentacji.

Czytaj więcej ...

 

doc_archive ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW

Głównym celem archiwizacji dokumentacji jest zabezpieczenie ważnych dla Klienta dokumentów przed zniszczeniem, umożliwienie szybkiego odszukania i dostępu do wymaganego dokumentu  zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.

Przeprowadzamy archiwizację dokumentacji w jej  pełnym zakresie


1. Dokumentacja archiwalna   –  kategorii A

  • analiza dokumentacji obejmująca wydzielenie dokumentacji historycznej przeznaczonej do przekazania do Archiwum Narodowego
  • wyłączenie dokumentacji o krótszym okresie przechowywania
  • paginacja stron dokumentacji (zgodnie z wymogami Archiwum Narodowego)
  • spakowanie dokumentacji do teczek i pudełek wykonanych z tektury bezkwasowej gwarantującej pełne zabezpieczenie dokumentacji przez cały okres przechowywania (zgodnie z wymogami Archiwum Narodowego)
  • wykonanie w uzgodnieniu z Archiwum Narodowym spisów dokumentacji
  • przekazanie dokumentacji do określonego przez Archiwum Narodowe magazynu

2. Dokumentacja osobowa ( Teczki Akt Personalnych)   –   kategoria Be-50

  • archiwizacja poszczególnych teczek osobowych w (sprawdzenie zawartości TAP) z nadaniem każdej teczce unikatowego numeru
  • spakowanie akt do opisanych kopert z tektury bezkwasowej
  • wykonanie komputerowej bazy akt we własnym programie  firmowym  opartym na Acces i Excel  w układzie numerowym i alfabetycznym gwarantującej natychmiastowe odszukanie poszczególnych dokumentów
  • spakowanie dokumentacji do pudełek z tektury bezkwasowej i ich odpowiednie oznaczenie

3. Dokumentacja płacowa ( kartoteki wynagrodzeń)   –   kategoria B-50

  • archiwizacja kartotek płacowych w systemie zbliżonym do porządkowania Teczek Akt Personalnych  (patrz pkt.2)

4. Dokumentacja płacowa ( listy płac )   –   kategoria B-50

  • porządkowanie list płac w oparciu o strukturę firmy
  • ułożenie list płac chronologicznie wraz ze sprawdzeniem kompletności dokumentacji
  • spakowanie list płac do teczek z tektury bezkwasowej i ich opisanie
  • spakowanie teczek do pudełek z tektury bezkwasowej oraz ich oznaczenie
  • wykonanie spisów zdawczo-odbiorczych w wersji papierowej i elektronicznej w oparciu o program Excel gwarantujących natychmiastowe odszukanie wymaganych dokumentów

5. Pozostała dokumentacja kat. B  podlegająca przechowaniu   –  kategoria B-5 do B-25

  • segregacja dokumentacji na poszczególne kategorie archiwizacyjne w wyłączeniem dokumentacji kategorii Bc nie podlegającej przechowywaniu
  • spakowanie dokumentacji do teczek i ich opisanie
  • spakowanie teczek do pudełek archiwizacyjnych i ich oznaczenie
  • wykonanie spisów zdawczo-odbiorczych w wersji papierowej i elektronicznej w oparciu o program Excel gwarantujących natychmiastowe odszukanie wymaganych dokumentów

6. Dokumentacja kategorii B której minął okres przechowywania oraz kategorii Bc

  • wykonanie spisów dokumentacji do zniszczenia
  • zatwierdzenie spisów przez wyznaczone osoby z poszczególnych działów firmy
  • przygotowanie dokumentacji do zniszczenia

Czytaj więcej ...

 

doc_scan SKANOWANIE DOKUMENTÓW

Skanowanie dokumentów umożliwia szybkie wyszukiwanie potrzebnych dokumentów w komputerowej  bazie dokumentacji oraz bezpośredni do nich dostęp bez konieczności wyszukiwania dokumentacji papierowej w archiwum.

Usługa skanowania dokumentacji obejmuje:

Dokumenty po zeskanowaniu przechowywane są na serwerach firmy z możliwością dostępu dla osób upoważnionych oraz przekazywane Klientowi na dyskach pamięci Na szczególne zlecenie istnieje możliwość ręcznego indeksowania dokumentacji wg ustalonych wymogów

 

doc_destroy NISZCZENIE DOKUMENTACJI

Po wytypowaniu dokumentacji do zniszczenia, wykonaniu jej spisów  i akceptacji wykazu dokumentacji przez wyznaczone ze strony Klienta osoby rozpoczynana jest procedura niszczenia

 

doc_organise DOKUMENTACJA PRACOWNICZA

Dokumentacja pracownicza to najważniejsza dokumentacja będąca w posiadaniu firm, jest ona niezwykle istotna dla zatrudnianych pracowników gdyż od jej kompletności i właściwego przechowywania niejednokrotnie zależy przyszłość byłych pracowników, ich spokojny byt po osiągnięciu wieku emerytalnego. Pomimo wystawiania pracownikom odpowiednich zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu w toku przebiegu zatrudnienia niejednokrotnie młodzi pracownicy nie przykładają do nich odpowiedniego znaczenia, nie przechowują ich nie zdając sobie sprawy jak ważne będą one w przyszłości. Występują też wypadki losowe utraty posiadanych dokumentów potwierdzających przebyte zatrudnienie i osiągane wynagrodzenie. Ponadto zmieniające się przepisy prawa często wymagają dostarczenia do instytucji państwowych dokumentów sprzed wielu lat. Dlatego też tak ważne jest właściwe zabezpieczenie oraz przechowywanie tej dokumentacji.

Dokumentacja pracownicza obejmuje swoim zakresem kilka rodzajów dokumentacji

Usługa przechowywania dokumentacji pracowniczej obejmuje pełną obsługę dokumentacji przez cały wymagany przepisami okres 50 lat od czasu jej zakończenia  ( data ostatniego wpisu).

Właściwe przygotowanie dokumentacji do przechowywania obejmuje:

  • sprawdzenie kompletności akt poszczególnych pracowników
  • spakowanie dokumentacji do odpowiednich kopert i pojemników spełniających wymogi odnośnie długotrwałego przechowywania dokumentacji ( papier i tektura bezkwasowa)
  • właściwe opisanie dokumentacji i jej oznaczenie
  • wykonanie baz – spisów dokumentacji w oznaczeniu numerycznym i alfabetycznym, w wersji elektronicznej ( właściwe jej zabezpieczenie na serwerach i rezerwowych dyskach) oraz ich wydruk w wersji papierowej
  • właściwe przechowywanie dokumentacji w odpowiednich spełniających wszelkie wymogi klimatyczne jak i wymogi bezpieczeństwa archiwach
  • systematyczne przeglądanie dokumentacji pod względem jakości jej przechowywania
  • wydawanie byłym pracownikom zaświadczeń i odpisów dotyczącej ich dokumentacji osobowej i płacowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami
  • poinformowanie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Archiwum Narodowego o zakresie przechowywanej dokumentacji osobowej poszczególnych firm

Czytaj więcej ...